Van-Buuren zet in op digitale efficiëntie met DynamicWeb

Van Buuren, een groothandel in bouwgerelateerde producten, stond voor de uitdaging om hun verouderde webshop te vervangen door een moderne eCommerce oplossing. Klanten, waaronder ZZP'ers, hadden behoefte aan een efficiënte bestelomgeving met self-service mogelijkheden. Daarnaast moest de nieuwe oplossing beter integreren met het ERP-systeem van MSG Software en het beheer van productinformatie optimaliseren.

Na een evaluatie van verschillende opties koos Van Buuren voor DynamicWeb, in samenwerking met Bluedesk. DynamicWeb biedt een compleet eCommerce platform met eigen PIM en CMS oplossing. En is volgens de MACH* principes instaat om eenvoudig met andere oplossingen te integreren. Hierbij heeft Van Buuren ervoor gekozen om de flexibele integratiemogelijkheden van DynamicWeb te benutten en de PIM-oplossing te gebruiken die wordt geboden door Zevij-Necomij, welke gebaseerd is op Perfion. Dit stelde Van Buuren in staat om een moderne, mobielvriendelijke webshop te realiseren, waarin klanten na inloggen klantspecifieke prijzen en voorraadgegevens kunnen zien en direct kunnen bestellen.

De implementatie, uitgevoerd door Bluedesk, omvatte een intuïtieve webshop, een geavanceerde zoekfunctie en een efficiënte PIM-integratie. De integratie met het MSG ERP systeem werd door D-Soft gerealiseerd. Het resultaat is een toekomstbestendig e-commerceplatform dat bijdraagt aan een verbeterde klantbeleving en een efficiëntere bedrijfsvoering. De data uit het ERP (MSG) en de PIM van Van-Buuren wordt ontsloten via een webservice, die DynamicWeb voedt met transactionele data en productinformatie. Hierdoor is een flexibele en schaalbare integratie gerealiseerd, die toekomstbestendig is en ruimte biedt voor verdere digitale groei. Sinds de livegang is de omzet stabiel gebleven en biedt de webshop meer digitale verkoopmogelijkheden. Verdere uitbreidingen, zoals een actie- en outletpagina, staan op de planning.

*MACH staat voor Microservices, API-first, Cloud-native en Headless, een architectuurprincipe dat bedrijven in staat stelt om flexibele en schaalbare digitale systemen te bouwen. In plaats van vast te zitten aan monolithische systemen, kunnen organisaties met MACH eenvoudig verschillende best-of-breed oplossingen combineren en aanpassen aan hun specifieke behoeften.

De voordelen van MACH zijn vooral merkbaar in snel veranderende markten waar snelle innovatie, integratie met bestaande systemen en schaalbaarheid essentieel zijn. Door een API-first aanpak kunnen bedrijven moeiteloos nieuwe technologieën toevoegen of vervangen, zonder hun hele platform te herstructureren.

In 2015 heeft Van Buuren een webshop laten ontwikkelen, maar tegen 2021 voldeed deze niet meer aan de wensen van het bedrijf en zijn klanten. De webshop was verouderd en bood onvoldoende gebruiksgemak en functionaliteit. Klanten verwachtten een eigentijdse look-and-feel, een snellere interface en betere productinformatie. Daarnaast was de webshop sterk afhankelijk van het ERP-systeem van Van Buuren, dat afkomstig is van MSG Software en waarin alle productinformatie en data werd opgeslagen, wat de flexibiliteit en schaalbaarheid beperkte.

Een webshop en efficiënte digitale bestelomgeving zijn van cruciaal belang voor Van Buuren, omdat een substantieel deel van hun klanten bestaat uit ZZP'ers die vaak in de avonduren bestellingen plaatsen voor de volgende werkdag. Een gebruiksvriendelijke en goed functionerende webshop zorgt ervoor dat deze klanten snel en eenvoudig hun benodigde producten kunnen bestellen zonder afhankelijk te zijn van telefonische of fysieke ondersteuning.

Daarnaast werd voorheen een aparte mobiele app gebruikt die apart onderhouden en beheerd moest worden. Dit bracht extra operationele lasten met zich mee en zorgde voor mogelijke inconsistenties tussen de app en de webshop. De nieuwe oplossing moest niet alleen de webshop moderniseren, maar ook de app uitfaseren.

Een nieuwe oplossing moest voldoen aan moderne eCommerce standaarden, een naadloze integratie bieden met het bestaande ERP-systeem en een verbeterde klantbeleving realiseren. Dit betekende onder andere een efficiëntere zoekfunctie en real-time updates van prijs- en voorraadgegevens.

Aanvankelijk onderzocht Van Buuren verschillende opties, variërend van maatwerkoplossingen tot off-the-shelf oplossingen met mogelijkheden tot customization. Uiteindelijk werd de keuze mede bepaald door de samenwerking met hun inkooporganisatie Zevij-Necomij, die eerder heeft gekozen voor de combinatie van Bluedesk en DynamicWeb. Dit bood een financieel aantrekkelijke optie en een bewezen oplossing binnen de sector.

DynamicWeb bood een geïntegreerde oplossing met eCommerce, een PIM-systeem (Product Information Management) en een flexibel CMS, waardoor een eigentijds design kon worden gerealiseerd dat goed aansloot bij Van Buuren. Daarnaast onderscheidt DynamicWeb zich door zijn flexibiliteit: het platform kan als totaaloplossing functioneren, maar biedt ook de mogelijkheid om andere systemen te integreren. Zo is er in dit project gekozen voor de combinatie van DynamicWeb met het ERP-systeem van MSG Software en de PIM-oplossing van Perfion.

Een ander belangrijk aspect van de keuze voor DynamicWeb was de mogelijkheid om een B2B customer en partner portal op te zetten. Hiermee is Van Buuren instaat om klanten een self-service ervaring te bieden, waarbij extra informatie zoals klantspecifieke prijzen pas zichtbaar wordt na het aanmaken van een account en het inloggen. Klanten kunnen vervolgens direct bestellingen plaatsen. Dit draagt niet alleen bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering, maar sluit ook aan bij de groeiende behoefte van klanten aan digitale self-service mogelijkheden.

De implementatie van DynamicWeb en Perfion werd uitgevoerd door Bluedesk, die zorgde voor integratie van beide systemen binnen de IT-infrastructuur van Van Buuren.

• Nieuwe webshop: Ontwikkeling van een moderne, gebruiksvriendelijke en volledig mobiele en device-vriendelijke webshop. Dit maakt de aparte app overbodig, wat het beheer eenvoudiger en efficiënter maakt.
• PIM-systeem (Perfion): Koppeling aan een eerder geïmplementeerde Product Information Management systeem waarin alle productinformatie en productdata worden opgeslagen in een dedicated systeem. Dit zorgt ervoor dat het ERP-systeem optimaal gebruikt kan worden voor waar het goed in is, zoals voorraadbeheer en prijsinformatie.
• Geïntegreerde externe zoekfunctie: Integratie van de zoektechnologie van SOOQR waarmee klanten eenvoudiger en sneller producten kunnen vinden.
• ERP-integratie: Een complexe koppeling met het MSG ERP-systeem, verzorgd door hun technische partner MSG, om voorraad- en prijsgegevens real-time beschikbaar te maken.

Het project had een langere doorlooptijd, mede door de complexiteit van de koppeling tussen de verschillende systemen (oa de ERP koppeling) en voornamelijk de betrokkenheid van meerdere partijen. Dit leidde soms tot vertragingen en uitdagingen, maar resulteerde uiteindelijk in een solide eCommerce platform.

In de eerste maanden na de livegang zijn de eerste resultaten positief:

• Behoud van omzet: De internetomzet via de webshop is minimaal gelijk gebleven, wat aangeeft dat de overgang succesvol is verlopen zonder klanten te verliezen.
• Meer digitale verkoopmogelijkheden: De nieuwe webshop maakt het mogelijk om gerichter marketingacties te voeren en klanten beter te bedienen.
• Verbeterde selfservice: Klanten, waaronder veel ZZP'ers, kunnen eenvoudiger en buiten kantooruren bestellingen plaatsen, wat de klanttevredenheid verhoogt.
• Plannen voor uitbreiding: Er wordt gewerkt aan de ontwikkeling van een actie- en outletpagina, waar klanten zonder inloggen speciale aanbiedingen kunnen bekijken en bestellen.

Ondanks de lange doorlooptijd en de uitdagingen in de ERP-koppeling, heeft Van Buuren nu een toekomstbestendig eCommerce platform dat hen in staat stelt om verder te digitaliseren en efficiënter te opereren.