Wat is een Product Information Management (PIM) systeem?

In de huidige digitale wereld, waarin productinformatie verspreid is over meerdere kanalen en systemen, is het cruciaal om deze informatie goed te beheren. Het effectief managen van productinformatie kan het verschil maken tussen een efficiënte bedrijfsvoering en chaos. Hier komt een Product Information Management (PIM) systeem in beeld. Maar wat is een PIM systeem precies, en waarom zou je overwegen om het in jouw organisatie te implementeren? In deze blogpost duiken we dieper in op wat een PIM systeem is, wat het kan doen, en waarom het onmisbaar is voor bedrijven die streven naar efficiëntie en consistentie in hun productgegevens.

Een Product Information Management (PIM) systeem is een softwareoplossing die bedrijven helpt om al hun productinformatie op één centrale plek te beheren. Dit kan variëren van productomschrijvingen, specificaties, en afmetingen tot afbeeldingen, video’s en handleidingen. Voor bedrijven die veel producten aanbieden, zowel online als offline, is het essentieel dat de productinformatie niet alleen volledig maar ook consistent is. Een PIM systeem zorgt ervoor dat alle productdata georganiseerd en up-to-date blijft, waardoor fouten en inconsistenties tot een minimum worden beperkt.

Een PIM systeem biedt tal van mogelijkheden die het beheer van productinformatie aanzienlijk vereenvoudigen. Binnen één platform kunnen gebruikers productomschrijvingen, afbeeldingen, technische specificaties, en zelfs marketingmateriaal beheren. Dit zorgt niet alleen voor efficiëntie, maar verbetert ook de samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen de organisatie. Een belangrijk voordeel van een PIM systeem is de mogelijkheid om relaties te leggen tussen verschillende producten, wat de bruikbaarheid en toegankelijkheid van de productinformatie verder verhoogt.

Daarnaast kunnen moderne PIM systemen, zoals die van DynamicWeb, heel goed passen in een MACH architecture (Microservices, API-first, Cloud-native, en Headless). Een benadering wat diepe integratie met andere systemen mogelijk maakt. Dit betekent dat je PIM systeem naadloos kan samenwerken met bijvoorbeeld je e-commerceplatform, ERP-systeem of CRM, of 3rd party channels zoals marketplaces zodat je ongeacht het kanaal of systeem een single source of truth hebt!

Een PIM systeem is een onmisbaar instrument voor bedrijven die actief zijn in eCommerce. Vandaag de dag verwachten consumenten dat productinformatie consistent, accuraat en gedetailleerd is, hier biedt een PIM systeem de mogelijkheid om deze informatie centraal te beheren en direct te distribueren naar je eCommerce platform of andere kanalen. Dit betekent dat zodra een productomschrijving, afbeelding, of specificatie in het PIM systeem wordt bijgewerkt, deze wijzigingen onmiddellijk zichtbaar zijn in je webshop en op alle andere verkoopkanalen. Dit zorgt niet alleen voor een snellere time-to-market, maar ook voor een verhoogde klanttevredenheid doordat alle productinformatie altijd up-to-date en uniform is, ongeacht via welk kanaal de klant shopt. Dit leidt niet alleen tot een betere customer experience, maar ook tot minder retourzendingen omdat het product niet voldoet aan de beschrijving.

Bovendien kan het DynamicWeb PIM systeem dankzij zijn integratiecapaciteiten, volgens de MACH architectuur, naadloos samenwerken met oa eCommerce oplossingen, waardoor de complexiteit van het beheren van grote hoeveelheden productdata drastisch wordt verminderd. Dit leidt tot efficiëntere processen, minder fouten en een grotere focus op groei en klanttevredenheid.

Veel bedrijven gebruiken hun ERP-systeem, zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, om een groot deel van hun bedrijfsprocessen te beheren, inclusief een deel van hun productinformatie. Echter, hoewel een ERP-systeem zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central uitstekend is in het beheren van kwantitatieve gegevens zoals voorraadstanden en prijsinformatie, schiet het vaak tekort als het gaat om kwalitatieve (commerciële) productinformatie. Denk hierbij aan uitgebreide productomschrijvingen, afbeeldingen, en andere marketing gerelateerde gegevens.

Een ERP-systeem is ontworpen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en efficiëntie te bevorderen, maar het is niet specifiek ontwikkeld voor het beheren van gedetailleerde productinformatie. Hier komt een PIM systeem om de hoek kijken. Een PIM systeem biedt de mogelijkheid om productinformatie te verrijken en te beheren op een manier die een ERP-systeem niet kan. Bovendien kan het Product Information Management systeem van DynamicWeb gemakkelijk geïntegreerd worden met Microsoft Dynamics 365 Business Central met de standaard connector, waardoor een naadloze uitwisseling van gegevens tussen de twee systemen mogelijk is. Natuurlijk kan het systeem, net zoals de meeste PIM systemen, ook geïntegreerd worden met andere ERP oplossingen.

Een van de grootste voordelen van een PIM systeem is de mogelijkheid om productinformatie te beheren en te distribueren over meerdere kanalen. In een tijd waarin bedrijven hun producten aanbieden via diverse online platforms, van hun eigen webshops tot marktplaatsen en sociale media, is het essentieel om consistente en nauwkeurige informatie te kunnen garanderen. Een PIM systeem zorgt ervoor dat alle kanalen voorzien zijn van dezelfde up-to-date informatie, wat niet alleen de merkconsistentie versterkt, maar ook het vertrouwen van de klant vergroot.

Door alle productinformatie op één centrale plek te beheren, kun je eenvoudig nieuwe kanalen toevoegen en bestaande kanalen beheren zonder dat dit leidt tot een chaos van verspreide gegevens. Dit is vooral belangrijk in een multichannel strategie, waar snelheid en consistentie de sleutel zijn tot succes. Oa daarom heeft DynamicWeb een samenwerking met Channable. Door de standaard integratie met Channable kan je in 1 keer je producten over meer dan 2.500 marketplaces en channels beschikbaar maken. Hier kan je organisatie sneller en efficiënter reageren op marktveranderingen en klantbehoeften.